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VERANSTALTUNG
• Catering-Service
• Dolmetscher
• Event-Agenturen
• Künstlerdienst
• Messeplanung
• Personal
• Tagungsstätten
• Veranstaltungsplanung
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Die
Organisation eines Events stellt Sie vor eine Fülle von Aufgaben.
Catering, Dekoration, Live-Auftritte - alles will organisiert sein.
Wir helfen Ihnen weiter. |
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Kreative
Ideen benötigt? Hier einige Tipps:
E in Rahmenprogramm
zusammenstellen? Das geht nicht von jetzt auf gleich. Sammeln Sie
frühzeitig Informationen auf Stadtteilfesten und Veranstaltungen,
schauen Sie sich Bands an und sammeln Sie Visitenkarten von Künstlern,
Discjockeys und Dienstleistern. Die regionalen Events und Veranstaltungen
sind bei Stadtmagazinen (z.B. www.prinz.de)
zu finden.
Auf Volksfesten können Sie Caterer testen und direkt ansprechen.
Dort ist man auf "mobile Bewirtung" für Sommerfeste
und Freiluftevents eingerichtet. Warum nicht einmal eine Brezelbackerei,
einen Lebkuchenherzenstand (auf Wunsch Beschriftungen!) oder ein Jahrmarktkarussel
buchen?
Auch die Verwaltungen Ihrer Stadt oder Gemeinde können gute Anlaufstellen
sein: Gartenbauamt (Kübelpflanzen, Bänke mieten), Spülmobil,
Leihgeschirr, Gaststättenverzeichnis. Auf den Homepages der Orte
(www.meinestadt.de) werden Sie oft fündig. Vergessen Sie
hier auch eventuelle Genehmigungs-Pflichten nicht.
Schauen Sie regelmäßig im Regionalteil Ihrer Tageszeitung
nach und studieren Sie auch die Kleinanzeigen (z.B. die Rubrik Kleinkünstler).
Hier geht nichts ohne Demoband oder den Besuch eines Auftritts vor
Ihrer eigenen Veranstaltung, damit Sie sich ein Bild machen können.
Musiker finden Sie vielleicht auch bei www.bloom.de:
hier stellen sich Musiker von Barock über HipHop bis Rock und
Punk vor. Hörproben und Bilder geben Ihnen einen ersten Eindruck.
Alles soll natürlich zu Ihrem Event passen. Machen Sie daher
ein Brainstorming mit Ihrem Marketing- und Werbeleiter: Welche Produkte
und Dienstleistungen werden vorgestellt, wer wird eingeladen, wie
setzt sich das Publikum zusammen, wie wollen Sie sich präsentieren?
Unsere Tipps und Empfehlungen zu den Bereichen der Veranstaltungsplanung
sowie unsere Checklisten können Ihnen hoffentlich in der Detailplanung
weiterhelfen.
Wenn Sie Teilbereiche oder das Gesamtprojekt an eine Agentur abgeben
wollen oder müssen, sollten Sie hier weiterlesen:
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Tipps
zur Auswahl Ihrer Event Agentur.
Hier finden Sie einige wichtige Richtlinien zur Auswahl Ihres Event-Partners.
Erfahrung
Ihr Event-Partner sollte sich seit mindestens 3 Jahren erfolgreich
als Event-Marketing-Agentur bzw. -Berater betätigen. Denn neben
Kreativität und Umsetzungs-Kapazität trägt auch jede
Menge Erfahrung zum Erfolg bei.
Kunden
Informieren Sie sich über die bereits betreuten Kunden und geben
Sie sich bitte nicht mit drei Referenz-Kunden zufrieden. Eine gewisse
Bandbreite sollte der Betreuungsumfang Ihrer Event-Agentur schon betragen.
Und zögern Sie nicht, bei den angeführten Kunden anzurufen
und die für Sie wichtigen Punkte zu hinterfragen.
Sicherheit
Achten Sie auf die Gesellschaftsform Ihres potentiellen Event-Partners
und vielleicht auch darauf, dass er nicht nur einen einzigen Großkunden
betreut.
Fallbeispiele
Professionelle Event-Agenturen stellen Ihnen - auf Anfrage - gerne
Projektbeschreibungen zur Verfügung, wo auf rund drei Seiten
ein Event von der Zielsetzung bis zur Umsetzung beschrieben wird.
Leistungsumfang
Je nach Anforderungsprofil können Sie von Ihrer Event-Agentur
das komplette Full-Service-Paket zu definierten Pauschalhonoraren
ebenso in Anspruch nehmen, wie die Durchführung oder Koordination
von Teilbereichen. Nicht jede Event-Agentur kann alles, aber die für
Sie entscheidenden Leistungen sollten nicht von Dritten zugekauft
werden.
Kosten
Die teuerste Agentur ist nicht immer die beste.
Aber: Professionelle Event-Marketing-Agenturen bzw. -Berater sind
hochqualifizierte Spezialisten. Von Ihnen erstellte Ideen- bzw. Realisierungskonzepte
erfordern oft - bereits in der Vorphase - detailliertes Recherchieren,
Analysieren und Planen. Das kostet Geld.
Kostenlose Ideenpräsentationen sind meist Konzepte aus der Schublade
– ohne wirklichen Bezug auf Ihre Anforderungen.
Harmonie
So merkwürdig dies auch klingen mag: ein wesentlicher Erfolgsfaktor
ist die 'Chemie' zwischen Auftraggeber und Event-Marketing-Agentur.
Denn bei Events geht es in vielen Bereichen um emotionale Schwerpunkte.
Da muss die Zusammenarbeit aller beteiligten Partner zu 100 % funktionieren.
Vertrauen Sie bei der Auswahl Ihrer Event-Agentur also nicht nur Ihrem
Kopf, sondern auch Ihrem Bauch! Einige der besten Agenturen finden
Sie auf unserer Anbieterseite.
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